個人情報保護に関する基本方針

１．基本方針

ひろしま管財株式会社は、個人情報を保護することが、当社が事業活動を行うにあたっての最重要課題のひとつであるとともに、当社の社会的責務であると考えております。
当社は、個人情報保護にあたって、個人情報保護に関する規則を定め、その遵守体制を整備し、個人情報を正確かつ安全に取り扱うことにより、個人情報の保護につとめます。

２．個人情報に関する活動について

当社は、個人情報保護に関する基本方針を具体化するため以下の活動を行っています。
個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守いたします。
社員に対する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取扱う管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。

３．個人情報の取り扱いについて

個人情報の収集、利用、提供について

• 個人情報を収集する場合はその利用目的を明らかにし、収集した個人情報はその目的の範囲内でのみ利用いたします。
• 当社は、お客様からご提供いただいた個人情報を、正当な理由のあるときを除き、当社の業務委託先及び当社関連会社以外の第三者に提供致しません。

個人情報の確認、訂正、削除について

• 個人情報に対し、確認、訂正、削除を求められた場合は、合理的な期間、妥当な範囲内で対応いたします。

個人情報の安全対策について

• 当社は、お客様の個人情報について不正アクセス・紛失・漏洩等が起こらないよう、安全対策を講じています。

個人情報保護規則

第１章　総則

（目的）
第１条

本規則は、ひろしま管財株式会社（以下「会社」という）が取り扱う個人情報の適切な保護を目的として、個人情報保護の実施要領を定めるものである。

（適用範囲）
第２条

個人情報の処理形態にかかわらず、事業活動に伴い、会社が個人情報を自ら主体となって収集、利用または提供する個人情報および営業などが業務活動の一環として収集する個人情報に適用する。

（個人情報の範囲）
第３条

個人情報とは、次のような特定の個人を識別することができる情報をいう。

1. 氏名・住所（本籍）・生年月日・性別・家族状況・電話番号（携帯番号）・メールアドレス等、但し名刺等へ表示してある場合は別とする。
2. 所得情報、銀行取引状況、各種カード利用状況等資産に係わる情報。
3. 学歴、病歴、思想、宗教、または社会的差別の原因になるような情報。
4. その他プライバシー情報。

第２章　個人情報保護

（統轄責任者）
第４条

1. 個人情報統括責任者は、会社の個人情報保護施策に関する統括的な管理責任を有する。
2. 個人情報統括責任者は、本規則に定められた事項を理解および遵守するとともに、会社における個人情報の収集、利用または提供の状況を把握し、取扱者に個人情報保護施策を理解および遵守させるための教育、安全対策の実施などの措置を行う。
3. 個人情報を適切に保護するために内容をつねに維持する責務を有する。

（主管部署）
第５条

個人情報の管理責任を有する部署（以下「主管部署」という）は、次のとおりとする。

1. 各部署が単独で個人情報の収集、利用または提供を実施する場合、当該部署を主管部署とする。
2. 複数部署にまたがった協業により個人情報の収集、利用または提供を実施する場合、協議の上で主管部署を決定する。
3. 前２項によらず、会社社員の個人情報についての主管部署は、総務部担当とする。

（個人情報管理者）
第６条

1. 個人情報統括責任者は、個人情報管理者を任命する。
2. 個人情報管理者は、本規則に定められた事項を理解および遵守するとともに、自部署において個人情報の収集、利用または提供に従事する利用者に本規則を理解および遵守させるための教育、安全対策の周知徹底などの措置を実施する責務を有する。なお、当社社員の個人情報の場合にあっては、「自部署」を「会社」と読みかえるものとする。

（個人情報相談窓口）
第７条

1. 主管部署の個人情報管理者は、個人情報相談窓口をおく。
2. 個人情報相談窓口は、個人情報に関する照会などがあった場合、対応窓口として自ら対応し、または本規則に従い利用者に対応させる責務を有する。

（利用者）
第８条

会社において個人情報の収集、利用に従事する利用者は、本規則に定められた事項を理解および遵守するとともに、個人情報管理者の指示に従い個人情報を保護するとともに、個人情報に係る秘密を保持する責務を有する。

第３章　個人情報保護の実施要領

（収集の制限）
第９条

個人情報の収集は、会社の正当な事業の範囲内で、収集目的を明確に定め、適法かつ公正な手段により、その目的の達成に必要な限度において行う。ただし、当該情報の収集、利用または提供についての本人の明示的な同意がある場合はこの限りではない。

（利用および提供範囲の制限）
第１０条

個人情報の利用および提供は、次の(1)または(2)に該当する場合を除き、本人から同意を得た範囲内でのみ行う。

1. 法令に基づいて利用が必要となる場合。
2. 司法手続き上必要不可欠である場合。

（収集目的の範囲外で利用・提供する場合の措置）
第１１条

本人から同意を得た範囲を越えて個人情報の利用および提供を行う場合は、あらためて本人の同意を得たうえで行う。

（収集の制限）
第１２条

営業などが業務活動の一環として個人情報を収集する場合には、直接面談などによる聴取や名刺の受領を収集方法の限度とする。

（利用の制限）
第１３条

営業などが業務活動の一環として収集する個人情報の利用は、次の(1)～(2)に掲げるいずれかの範囲でなければならない。

1. 業務状況の把握・管理などに利用
2. 会社内の他部署での営業活動に利用

（提供の制限）
第１４条

営業などが業務活動の一環として収集する個人情報は、面談、電話など何らかの方法で本人の承諾を得たもの以外は、社外に提供してはならない。

（本人から相談を受けた場合の措置）
第１５条

営業などが業務活動の一環として収集した個人情報に関し、本人から個人の情報について開示、訂正、削除を求められた場合は、本人との面談などによりその要求を確認し、速やかにこれに応ずる。

（再委託の禁止）
第１６条

業務に関して知り得た機密事項等の処理を自らが行うものとし、本人が承諾をした場合を除き、第三者にその取扱いを委託してはまらないものとする。

第５章　個人情報の適正管理

（個人情報の管理）
第１７条

個人情報は、次の(1)～(４)に従って、適正に行うものとする。

1. 個人情報管理者は、個人情報を利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ適正の状態で管理する。プライバシー情報については、特に慎重な管理を行う。
2. 個人情報への不当なアクセスまたは個人情報の紛失、漏えいなどを防止するための措置を講ずる。
3. 個人情報を含む電子化情報の取扱いについては、「電子機密情報取扱規則」に従う。
4. 個人情報の主管部署は、個人情報の安全管理を部署内に徹底を図る。なお、当社社員の個人情報の場合にあっては、「部署内」を「会社内」と読みかえるものとする。

（本規則に違反した場合の措置）
第１８条

個人情報の取扱いにつき本規則に違反した場合は、会社の就業規則、第４２条（懲戒の種類）に基づき懲戒に処す。

付則

（実施）
第１条

この規則は、２００７年４月１日から施行する。

（制定および改廃）
第２条

この規則の制定および改廃は、総務部が起案し経営会議の決議により決定する。